É impossível prever exactamente até que ponto as empresas serão afectadas pelo coronavírus. Mas seguramente quererão agir de maneira rápida e decisiva perante os problemas que enfrentam hoje para estarem preparadas para o potencial de necessidade de interrupções mais prolongadas. A Adecco reuniu alguns pontos chave que visam ajudar as empresas a prepararem-se para o futuro.
A realidade é que o COVID-19 já está a impactar em todos os aspectos dos negócios, das pessoas às cadeias de fornecimento e distribuição e é impossível prever até que ponto será este impacto. Mas sabemos que deve agir de maneira rápida e decisiva nos problemas que enfrenta hoje e preparar-se para o potencial de mais interrupções ao longo do tempo.
A Adecco enumerou nove pontos que permitem pensar sobre o caminho a tomar. Passamos a enumerar:
1. Comité de crise para coordenar a resposta geral e comunicar com funcionários, clientes e fornecedores. Essa equipa comumente designada por comité de crise, deve ser encarregue de desenvolver comunicações que manterão o seu pessoal, os seus clientes e parceiros de negócios informados sobre a estratégia, os planos de continuidade de negócios, os protocolos de saúde e a segurança e possíveis cenários que afectam o local de trabalho. A má comunicação interna pode desencadear especulações e levar à desconfiança e ao medo.
2. Fonte de informações médicas de confiança para ajudar a informar os funcionários e uma estratégia de comunicação para mantê-los informados. A Internet está cheia de informações erradas, pelo que seria benéfico para todas as organizações decidir onde irão encontrar a verdade e manter-se actualizados com as mudanças diárias. Algumas organizações terão médicos em quem confiar. Outros podem ter de recorrer à Organização Mundial de Saúde ou a agentes nacionais de saúde pública. Depois de aproveitar as melhores informações, verifique se as informações são facilmente acessíveis aos funcionários e actualizadas regularmente. Nomeie uma pessoa que será sua única fonte de informação.
3. Políticas em vigor por um período de quarentena? Precisará de informações médicas actualizadas sobre todas essas práticas para determinar o que precisa ser implementado na sua organização.
4. se mantiver escritórios pelo mundo, conheça os requisitos legais que podem afectar demissões, funcionários em quarentena ou a decisão de fechar um escritório inteiro noutros mercados. Em alguns países europeus as relações com os funcionários, os obstáculos legais e políticos são consideravelmente maiores e levam mais tempo. Encarregue os líderes seniores de RH de todos os países onde opera, para identificar quaisquer problemas que possam impedir de tomar decisões rápidas sobre medidas adversas no local de trabalho.
5. Garanta um local de trabalho seguro. Os empregadores devem fornecer um local de trabalho seguro e saudável. Em muitos países, os funcionários podem escusar-se a trabalhar num local de trabalho inseguro. Esteja preparado para lidar com recusas de trabalhar em áreas específicas, com certas mercadorias, para visitar determinados locais ou trabalhar com certas pessoas. Verifique se os avisos são publicados no local de trabalho, nas intranets da empresa e partilhados por email. Verifique se os desinfectantes para as mãos estão em destaque. Use instruções claras e simples.
6. Protocolos e ferramentas para teletrabalho? Se a sua empresa fabrica automóveis, não pode enviar os seus funcionários da linha de montagem para casa para trabalhar. Mas noutro tipo de empresas, o trabalho remoto será uma opção eficaz para ajudar a evitar a propagação do vírus. Para fazer isso, precisará saber se os seus funcionários têm as ferramentas necessárias para trabalhar em casa. Eles possuem computadores? Em caso afirmativo, possui uma VPN segura? Tem acesso a soluções para permitir que o seu pessoal realize reuniões virtuais? Tem uma solução SaaS que inclui aplicações de escritório, email e ferramentas de colaboração? Se não possui essas ferramentas, é necessário desenvolver planos de contingência.
7. Plano de continuidade de negócios para garantir a cobertura de todas as principais actividades comerciais. Muitas empresas ainda dependem das funções de vendas e suporte presenciais. Se não pode enviar seu pessoal para atender clientes ou se eles se recusarem a viajar, como é que continuarão a oferecer suporte aos seus produtos ou serviços? Ao planear estratégias, lembre-se de que os seus clientes também estão a procurar maneiras de trabalhar remotamente. Certifique-se de estar preparado com um plano para sustentar relacionamentos críticos de negócios.
8. Orientação e apoio aos directores de área e departamentos para ajudá-los a acalmarem a ansiedade das suas equipas e lidar efectivamente com quaisquer casos de preconceito ou discriminação. Infelizmente, com incertezas e perturbações, surgem uma variedade de consequências desagradáveis, como preconceito, discriminação e até violência. Os seus líderes da linha de frente serão particularmente importantes e precisarão enviar uma mensagem consistente e positiva. Seja vigilante.
9. Ficha de colaborador completa e de todos os seus funcionários. Pode parecer uma pergunta bastante simples, mas ficaria surpreso com a quantidade de empresas que não têm informações de contacto adequadas dos seus funcionários. O surto de COVID-19 representa uma ameaça que exige que todos os empregadores recolham o máximo de informações básicas possível sobre os seus funcionários e possam entrar em contacto rapidamente quando estes não estiverem no local de trabalho.
