Através de uma aposta contínua na automação e digitalização dos processos a plural+udifar processa por mês cerca de 3 milhões de linhas de pedidos de farmácias, que correspondem a aproximadamente 3,2 milhões de embalagens.
A distribuição às 1500 farmácias associadas é dividida pelas várias plataformas conforme a área geográfica que abrangem.
«O passado e o presente da plural+udifar falam por si, são 46 anos de uma história de cumplicidade com as farmácias.» É assim que Carmen Bessa, directora de operações da plural+udifar descreve a actividade da empresa cooperativa especializada na cadeia do medicamento em Portugal. Em entrevista à Logística Moderna, a responsável fala sobre a evolução, os desafios e as operações da distribuição farmacêutica.
Logística Moderna – A plural+udifar é dedicada ao sector de distribuição farmacêutica. Como é que tem sido a sua evolução e quais são as mais valias do conceito de cooperativa?
Carmen Bessa -. Somos uma empresa cooperativa que exerce as suas funções como grossista no circuito do medicamento, interagindo a montante com a indústria farmacêutica e a jusante com as farmácias. Assim sendo, a nossa missão é a de aprovisionar, armazenar e distribuir medicamentos aos nossos cooperadores nas melhores e mais adequadas condições. Os valores que mais privilegiamos são o respeito e o compromisso para com os nossos clientes, fornecedores e colaboradores, no sentido de promover uma política social onde praticamos os valores de solidariedade e equidade. Estamos presentes em todo o território nacional, contando com cinco plataformas logísticas de norte a sul do país e na Região Autónoma da Madeira através da Farmadeira by Plural. A plural+udifar, disponibiliza um conjunto de serviços que permitem acrescentar valor ao negócio de todos os seus clientes, incluindo um acompanhamento comercial personalizado. Sabendo que uma das características mais importantes para os farmacêuticos é um conhecimento profundo e actualizado da ciência do medicamento, a plural+udifar disponibiliza várias acções de formação, tendo em vista solidificar competências.
No presente ano de 2021, a nossa história cresceu dando um grande passo para a expansão da cooperativa e fazendo com que a distribuição ganhasse novos caminhos. A Plural – Cooperativa Farmacêutica conclui a aquisição de um conjunto de activos pertencentes à empresa Udifar II – Distribuição Farmacêutica e estas duas cooperativas uniram-se ganhando uma nova identidade. Ganhámos uma maior abrangência, sendo uma empresa de capital 100% português e afirmando que a plural+udifar é um exemplo de sucesso no sector cooperativo de distribuição farmacêutica em Portugal.
Neste momento contamos com cerca de 350 colaboradores, distribuídos pelas 5 plataformas logísticas de norte a sul do país. O crescimento do nosso número de colaboradores implicou ajustamentos ao nível das várias direcções bem como o desenvolvimento de projectos de empoderamento que permitem o “crescimento” dos nossos colaboradores. A aposta na comunicação tem sido preponderante, mantendo os nossos colaboradores com vários canais comunicacionais em aberto, estando informados de forma regular sobre todos os projectos em curso, permitindo de forma clara a diminuição de tensões e ansiedades no mecanismo ajustamento organizacional.
O sector farmacêutico é cada vez mais exigente e rápido. Que análise faz do mercado e de que forma é que têm vindo a adaptar as vossas operações? Quais as maiores exigências?
O sector farmacêutico está cada vez mais exigente, acompanhando a economia em geral. A procura por parte das farmácias de soluções e serviços cada vez mais eficazes e rápidos tem aumentado, assim como a procura de um serviço cada vez mais digital. A plural+udifar ao longo dos anos tem tido uma grande capacidade de adaptação aos novos desafios impostos.
Adaptamo-nos às exigências do mundo digital implementando a facturação electrónica, assim como sucessivas actualizações de ferramentas nas nossas plataformas digitais para a realização de encomendas de forma mais eficaz e muito mais.
Na pandemia «a nossa cooperativa
tornou-se mais resiliente»
Em período de pandemia quais têm sido os maiores desafios com que se têm deparado? Como é que caracteriza a prestação da plural+udifar neste período conturbado?
A actual situação pandémica veio tornar ainda mais evidente a vantagem de haver uma maior cooperação entre o SNS e as farmácias. O mercado farmacêutico ressentiu-se com esta crise sanitária, tivemos de agir e reforçar equipas para atender ao elevado volume de encomendas ocorridas. Tivemos também capacidade de acelerar processos e planos de contingência para que todos os pedidos diários das nossas farmácias associadas fossem atendidos dentro dos prazos e continuássemos a manter o nível de serviço que nos diferencia no mercado.
A nossa cooperativa durante o ano de 2020 reagiu e adaptou-se a esta nova realidade, com mudanças e ajustes feitos diariamente com o objectivo de melhorar o serviço às nossas farmácias e de continuarmos a prestar um serviço de excelência ao mercado. Enquanto muitas empresas apenas se ajustaram, a nossa cooperativa tornou-se mais resiliente e conseguiu-se adaptar e não ficar parada com todos os desafios resultantes da pandemia.
Assim, a nossa operação durante o ano de 2020 teve um conjunto de desafios que foram reimaginados para melhorar a performance da nossa operação e para os nossos colaboradores estarem preparados para enfrentarem os desafios que foram surgindo a partir do mês de Março.
Quanto à distribuição de vacinas Covid-19, têm tido um papel activo na distribuição das mesmas?
A plural+udifar não faz a distribuição de vacinas Covid-19, porque tanto em Portugal como noutros países, foram constituídos grupos de trabalho chamados “task-forces” que decidem estes procedimentos. A acreditação das empresas transportadoras para a distribuição das vacinas cabe aos próprios laboratórios. Ou seja, uma instituição ou autoridade sanitária de um país trabalha com um laboratório, o laboratório certifica a cadeia logística, cabendo-lhe trabalhar com os seus subcontratados para que essa cadeia logística respeite todos os critérios.
Cerca de 3,2 milhões de embalagens
processadas por mês
Por vezes verifica-se falta de abastecimento de certos medicamentos às farmácias. Isso deve-se a quê? Quais os principais problemas na cadeia de abastecimento?
Essa falta de abastecimento pode acontecer por diversas razões, não sendo nenhuma delas regra. Temos de ter em conta que nesta cadeia do medicamento existem pelo menos três sectores, a indústria farmacêutica, os distribuidores e a farmácia. Em qualquer um deles pode existir uma falha que leva a que não exista o abastecimento eficaz de certos medicamentos.
A maioria das vezes o que acontece é que simplesmente existe uma procura maior de determinado medicamento, do que a sua oferta.
Diariamente, quantas entregas é que fazem às farmácias? Qual a distribuição geográfica?
Diariamente são realizadas até duas entregas, às cerca de 1500 farmácias nossas associadas. Temos plataformas logísticas espalhadas de norte a sul do país, desde o Porto, Covilhã, Coimbra, Lisboa, Faro e na Região Autónoma da Madeira através da Farmadeira by Plural. Aproximadamente gerimos 24 mil metros quadrados. A distribuição às farmácias é dividida pelas várias plataformas conforme a área geográfica que abrangem. Processamos, mensalmente, cerca de 3 milhões de linhas de pedidos de farmácias, que correspondem a aproximadamente 3,2 milhões de embalagens.
Quais as especificidades da logística e da distribuição do medicamento/produtos farmacêuticos?
A logística e distribuição de medicamentos/produtos farmacêuticos tem como especificidades, um carater legal muito forte e de grande responsabilidade. Desde as Boas Práticas de Distribuição Farmacêutica tendo armazéns bem preparados ao nível de luz, humidade e temperatura, controlo da recepção de mercadoria verificando lotes, validades (1º a expirar/1º a sair), até ao Estatuto do Medicamento que regula a introdução e a comercialização dos medicamentos no mercado, a rotulagem e folhetos informativos, entre outras.
Modelo de distribuição full line
é o «mais eficiente e económico»
Podia descrever as várias etapas que fazem parte das operações desenvolvidas pelos distribuidores farmacêuticos de serviço completo e que permitem entregar os medicamentos diariamente às farmácias.
Todo o processo tem início nos pedidos de encomendas das farmácias, recebidos sobretudo por via informática, e seguidamente, num espaço com mais de 19 mil referências, dois automatismos começam o processo de aviamento: o A-Frame faz sair rapidamente os medicamentos de maior rotatividade e, no extremo oposto, o carrossel (como lhe chamamos) vai expedindo as substâncias controladas e outros produtos menos solicitados. O último processo passa pelos distribuidores, que percorrem cerca de 854 rotas por semana e de 9,3 milhões de quilómetros anualmente, para fazer chegar medicamentos, dispositivos médicos e outros produtos de saúde e bem-estar a farmácias de todo o país.
Não existe nenhum modelo mais eficiente e económico do que o modelo de distribuição full line, que assegura entregas uma ou duas por dia, em todas as farmácias. Temos em Portugal mais de 200 laboratórios e cerca de 2900 farmácias, em que os distribuidores compram aos primeiros e vendem e entregam aos segundos, seria inimaginável terem de ser os fabricantes a entregar os medicamentos a todas estas farmácias.
A segurança e controlo de qualidade são factores essenciais neste sector. Quais as boas práticas ao nível da distribuição e quais as medidas adoptadas para garantir a máxima qualidade? Em termos de segurança do armazém, como é que se previnem contra possíveis furtos?
O nosso sistema de gestão da qualidade abrange a estrutura organizativa, os procedimentos, os processos e os recursos, bem como as actividades necessárias para garantir que o produto fornecido mantém a sua qualidade e integridade durante o armazenamento e transporte. É efectuada sistematicamente uma gestão de riscos que comprometem a qualidade, através de avaliação e controlo.
Quanto à segurança, todos os armazéns da plural+udifar estão protegidos com sistemas contra intrusão.
Como é que é feito e quais os cuidados do picking dos medicamentos e a expedição? Quais são os tempos de preparação e de entrega?
O nosso picking é realizado por automatismos A-Frame e de forma manual por radiofrequência onde existe a conferencia do baque, do produto e da posição que ajudam a mitigar o erro de picking.
Tudo assenta numa logística muito bem organizada, apoiada numa forte automação, o que permite que o tempo médio de entrega de uma encomenda, desde que é recebida até chegar à farmácia, seja de duas horas.
Que investimentos é que têm sido feitos ao nível dos centros logísticos? Têm inaugurado novas plataformas para dar resposta ao crescimento da plural+udifar na sua distribuição de norte a sul do país?
Como referi anteriormente, a Plural – Cooperativa Farmacêutica concluiu a aquisição de um conjunto de activos pertencentes à empresa Udifar II – Distribuição Farmacêutica, activos estes que incluem uma plataforma logística do Cacém e os seus automatismos. Com esta aquisição ganhámos uma maior abrangência e capacidade de resposta a nível nacional.
Automação e digitalização
optimizam processos
Nos vossos centros logísticos qual o nível de automação? Em termos de intralogística quais as maiores inovações?
Nos centros de Coimbra e Lisboa o picking é realizado pelos automatismos mais avançados, nas restantes plataformas o picking é manual com recurso a equipamentos de radiofrequência. A plural+udifar tem apostado fortemente nas melhores inovações ao nível da logística, como por exemplo, o sistema Conveyor Belt, o A-Frame que permite separar centenas de pedidos num curto espaço de tempo, com elevada precisão e reduzida mão de obra, o Shaefer Carousel System que consegue realizar cerca de 1.000 separações por hora e aumenta em 50% a densidade de armazenamento, o sistema Pick-to-Light que é uma solução precisa e económica para o picking guiado por um visor bem iluminado que mostra ao colaborador a posição e a quantidade de separação, também utilizamos ITSmobile SAP que conecta dispositivos móveis a um sistema SAP. Estes são exemplos de algumas das inovações recentemente adoptadas, que facilitam todo o processo para que o tempo de entrega às farmácias seja o mais reduzido e a qualidade de serviço seja a melhor.
A gestão digital é uma forte aposta dos sectores da logística e da distribuição. Quais são as soluções adoptadas, nomeadamente no que diz respeito ao WMS?
As soluções WMS ajudam a atender várias necessidades de aprovisionamento de medicamentos em diferentes contextos. Para satisfazer as farmácias, é necessário assegurar a disponibilidade imediata dos produtos. Na nossa zona de recepção de mercadorias, são implementados vários processos de optimização de entrada e de confirmação do lote e das validades dos produtos. Dispomos de vários leitores ópticos que fazem a leitura do código Data Matrix validando assim a sua informação em sistema.
Na prática em que é que se traduz esta aposta na tecnologia na eficiência das operações e na mais-valia para as farmácias?
A aposta na tecnologia traduz-se sempre numa maior eficácia dos processos e eficiência do serviço. Através da automatização conseguimos diminuir cada vez mais o tempo entre o pedido da farmácia e a entrega e claro que isso é uma grande mais-valia para todos dentro do sector farmacêutico.
Em relação aos recursos humanos. Quais é que são os maiores desafios? É fácil encontrar mão-de-obra qualificada para os centros logísticos ou é uma fragilidade?
A mão-de-obra nos centros logísticos tem-se revelado um desafio, devido ao envelhecimento da população e devido à nova geração que não se tem mostrado disponível para ocupar este tipo de funções. Cada vez mais a mão-de-obra jovem se está a tornar temporária, o que faz com que seja difícil fixar estes colaboradores.
O facto de também cada vez mais existirem pessoas com mais qualificações, faz com que procurem outro tipo de oportunidades no mercado de trabalho e a melhor forma de enfrentar esta falta de recursos humanos são todas as soluções automatizadas que já foram referidas.
Sustentabilidade é prioridade
O transporte é feito todo através de uma frota própria ou também de outsourcing? Qual o número de camiões que compõe a frota? Já apostam em viaturas com energias alternativas?
O transporte é realizado de acordo com as Boas Práticas de Distribuição Farmacêutica, cumprindo todas as regras de acondicionamento dos medicamentos e transporte.
Quase 100% dos nossos distribuidores são de frota própria, apenas nas plataformas de Lisboa e Faro é necessário o regime outsourcing.
A nossa cooperativa tem-se tornado cada vez mais verde e sustentável com a aquisição de viaturas ligeiras de transporte de mercadorias 100% eléctricas. Com estas viaturas, a plural+udifar foi pioneira na utilização deste tipo de tecnologia e as nossas farmácias foram as primeiras a receber encomendas transportadas em carrinhas eléctricas. Colocando a adopção desta medida em números: em 55.500 kms percorridos pelas viaturas eléctricas obteve-se uma redução de 6.216 kg na emissão de CO2.
A sustentabilidade é um tema central hoje em dia. Para além da aposta em veículos eléctricos que outras soluções é que foram implementadas a este nível?
A plural+udifar está muito comprometida com a sustentabilidade ambiental, conforme demonstram os investimentos realizados e as soluções adoptadas nos últimos anos.
Como referido anteriormente, apostámos em viaturas 100% eléctricas na nossa frota e também na construção do edifício sede em Coimbra, foram instalados 850 painéis fotovoltaicos que contribuem para a sustentabilidade dos recursos e para a preservação do meio ambiente, sendo que no último ano ¼ da energia que consumimos foi produzida por estes painéis fotovoltaicos. Ainda no edifício sede foi criado um Lago ou Bacia de Retenção de Águas Pluviais, com capacidade máxima de 257 m3. A retenção destas águas serve para utilização na rega das plantas e árvores plantadas no espaço exterior do edifício. O aproveitamento das águas pluviais constitui uma medida de enorme alcance, uma vez que reduz significativamente a utilização de água potável e da rede pública.
A plural+udifar efectua a recolha e encaminhamento para reciclagem dos resíduos resultantes da sua actividade em todas as plataformas logísticas de norte a sul do país, tendo recolhido no ano de 2020 cerca de 164 toneladas de plástico e cartão. Demos um importante passo na formação dos nossos colaboradores relativamente a este tema, proporcionando em parceria com a Sociedade Ponto Verde um Webinar sobre Reciclagem e Separação de Resíduos tanto dentro do mundo empresarial como nas suas casas.
