Fundada em 1981, a Garcias tem trilhado um caminho de sucesso tornando-se na maior empresa privada portuguesa no sector da distribuição de vinhos e bebidas espirituosas. Com cerca de 10 mil clientes activos e 400 fornecedores atingiu, em 2019, um volume de facturação de cerca de 86 milhões de euros.
Apesar da sua forte componente na área dos vinhos e bebidas espirituosas, a actividade inicial da Garcias, nos anos 80 e 90, remonta, essencialmente a produtos lácteos e presuntos tipicamente portugueses, derivado às origens da Família Garcia, na Beira Baixa, e ao seu envolvimento na criação de fábricas de queijo e enchidos nessa zona. Nos dias de hoje, e com a mudança das dinâmicas comerciais no mercado, nas últimas duas décadas, tem vindo a apostar mais nos produtos enlatados, óleos e azeites. Contudo, como indica Filipa Garcia, Administradora da Garcias, o portfolio alimentar da empresa representa apenas cerca de 4% da sua facturação, ou seja, aproximadamente, 3,5 milhões de euros, e destina-se, maioritariamente, aos clientes da Restauração e Hotelaria.
Da Garcias faz parte uma equipa jovem e dinâmica, com cerca de 250 funcionários, 50 dos quais pertencentes à equipa de vendas, que todos os dias cobre o mercado nacional visitando o seu principal target de mercado, o canal HORECA.
Movimentadas 500 paletes, em média, por dia
A sua sede e armazém central, localizada no Parque Logístico do Passil, em Alcochete, a 20 minutos de Lisboa, tem uma área total de aproximadamente 20.000 m2. Este armazém possui capacidade de armazenamento para cerca de 16.000 paletes, onde armazena as mais de 15.000 referências de produtos que comercializa no seu portfólio. Para além deste armazém, a Garcias detém uma delegação no norte do País, na zona da Aveleda, uma delegação no sul do País, no Algarve, na zona de Algoz, uma delegação em Évora, no Alentejo, uma delegação em Santo António, na Ilha da Madeira e uma delegação em São Miguel, nos Açores, para além de 6 lojas Cash & Carrys espalhadas pelo País (Albufeira, Portimão, Setúbal, Évora, Funchal e Ponta Delgada).
Como explica Filipa Garcia, «todos os armazéns funcionam à temperatura ambiente, uma vez que não há a necessidade de trabalhar com temperaturas controladas. O sistema de gestão de armazéns é o EYE PEAK, operacionalizado e programado em conjunto com o ERP PRIMAVERA.»
A responsável diz ainda não trabalharem com automatização de paletes, «pois o facto de termos mais de 15.000 referencias dificulta a movimentação automática da mercadoria, visto muitas vezes, a unidade de venda ser a garrafa». Já o controlo de stocks é feito por algoritmo com o ERP da empresa, tendo em conta o histórico de vendas homólogo, e por pedidos manuais das várias delegações e Cash’s às respectivas delegações. «Como expliquei, as delegações mais pequenas e cash’s comunicam com a delegação principal da própria zona geográfica, vindo esta buscar todo a informação e stock ao armazém principal de Alcochete». De referir que em toda a empresa são movimentadas diariamente, em média, cerca de 500 paletes.
Frota própria atinge as 150 viaturas
Sobre a operacionalidade do processo de picking e expedição das encomendas, a administradora da Garcias comenta que: «O Técnico Comercial da Garcias sincroniza no seu tablet, duas/três vezes por dias, as várias encomendas que lá vai colocando. Conforme a zona geográfica que trabalhe, estas encomendas são retiradas do sistema, na delegação correspondente, sendo efectuado um mapa de picking, passando para o respectivo operador. Quando o operador termina a juncão de toda a encomenda coloca num cais de expedição, onde esta mercadoria é confirmada novamente por um Conferente, que vai detectar algum erro ou anomalia na sua execução. Depois de serem apurados os erros, e devidamente corrigidos, é elaborada a factura, sendo colocada a mercadoria no camião respectivo, saindo da delegação para entrega ao cliente». Este processo já é 100% informatizado e digital com o programa EYE PEAK. O tempo médio de encomenda «varia muito, dependendo do tamanho da mesma e do número de artigos que a compõe».
Com aproximadamente 150 viaturas, toda a frota é 100% detida e gerida pela Garcias. A gestão da mesma é da responsabilidade do Director de Logística, com apoio dos directores das várias delegações e C&C. «Relativamente ao número de entregas por dia varia se for um camião de mercadorias ligeiro ou pesado. Por norma, os ligeiros entregam entre 20-30 encomendas por dia, saindo e regressando à respectiva Base, diariamente. Os camiões pesados podem fazer rotas por todo o país podendo uma rota chegar até às 72 horas fora da Sede, entregando cerca de 25/30 paletes nessa rota, a vários clientes. Para já, não temos nenhum TMS». Toda a frota está equipada com sistema de controlo de GPS, o que permite saber as respectivas localizações.
Produtos Premium exigem segurança “apertada”
A actuar em canais diferentes (cash&carry, canal HORECA, armazenistas, Super/Hipermercados, etc), Filipa Garcia diz que apesar de haver necessidades diferentes no que se refere ao tipo de produtos, todo o processo de armazém é efectuado da mesma forma e com o mesmo mecanismo. «Pelo facto de termos mais de 15.000 clientes activos, de vários tipos diferentes, não é possível diferenciar a sua forma de preparação e expedição, caso contrário, seria uma loucura logística», remata.
Também a segurança é um factor a ter em conta, considerando o tipo de artigos que comercializa. «Obviamente que, trabalhando com artigos que podem custar centenas ou milhares de euros, o seu “desaparecimento” pode tornar-se bastante apelativo para quem os manuseia diariamente. Na nossa Sede e Delegações temos “cofres” específicos que estão fechados à chave e, somente, o director desse local tem autorização para ir buscar ou deixar uma garrafa. Nos C&C todos os artigos estão alarmados na gargantilha, como segurança extra.»
As câmaras de segurança/vigilância em todas as delegações e cash’s, assim como sistemas de alarmes em todos os locais também fazem parte das medidas de segurança. Adicionalmente, toda a frota é controlada e monitorizada por GPS permitindo um maior controlo sobre a execução das rotas e, assim, menor probabilidade de “desvios”.
Aberturas de mais C&C? Depende das oportunidades
Neste momento, a empresa detém 6 lojas C&C localizadas por todo o País. As aberturas são feitas em locais «onde a nossa cobertura por vendedores não é tao significativa, para permitir um maior alcance nacional pela Garcias. Temos pensado abrir mais C&C, um pouco por todo o País, embora sempre com cautela para conjugar com a cobertura da nossa equipa comercial, e aproveitando as melhores oportunidades que vão surgindo. Vamos ter uma novidade de um novo C&C, no primeiro trimestre de 2021.», comenta Filipa Garcia.
A chegada da Covid-19 trouxe algumas adaptações, mas apesar do lay-off, a Garcias nunca parou de funcionar na totalidade. «Tivemos sempre equipas de prevenção e em serviços mínimos para garantir o funcionamento do pouco negócio que havia, assim como o abastecimento aos clientes que precisaram de nós. Igualmente, as nossas lojas C&C mantiveram-se sempre abertas, dentro dos limites impostos e com as regras de segurança necessárias».
Para tal, foram adoptadas todas as medidas indicadas pela DGS, como a utilização de máscara/viseira, em todos os nossos locais de operação e fazer cumprir essas regras aos clientes dos C&C. «Também higienizamos as nossas viaturas e delegações/lojas com frequência, para além de dar formação ao staff sobre toda a envolvente nova que estamos a viver e sobre a vital importância que o cumprimento das regras acarreta».
Vendas online quintuplicam em fase de pandemia
Também a trabalhar no mercado B2C, a Garcias viu durante o início da actual pandemia, as vendas da sua loja on-line quintuplicarem o que contribuiu para uma visibilidade «muito maior» desta plataforma. Assim, desde o início deste ano que a empresa tem vindo a apostar mais em marketing e publicidade direccionado para o site e loja online, vendo crescer os resultados neste âmbito. «Adicionalmente, já tínhamos programado a execução de um novo site e loja on-line para a nossa empresa, e vamos apresentá-lo ao mercado no dia 1 de Dezembro de 2020. Será uma plataforma mais moderna, mais user-friendly e com a qual pretendemos alcançar ainda mais clientes e utilizadores.»
Relativamente às entregas, «os portes são gratuitos em encomendas acima de 50€, e toda a gestão de encomendas e entregas é realizada internamente pelo Departamento de Marketing, optando entre entregas através da nossa frota ou subcontratadas, dependendo da dimensão e localização da entrega», esclarece.
Sobre a situação atual, Filipa Garcia diz que «é inegável a importância» que esta crise, resultante da pandemia, tem no negócio. «A Garcias encontra-se com quebras de aproximadamente 23%, o que não consideramos mau, dado a realidade do mercado. Temos conseguido direccionar as equipas para as zonas e tipos de negócio que ainda estão a funcionar, tendo essa agilidade comercial dado frutos desde a saída do lay-off, em Junho passado». Para além disso, a empresa apostou na criação de uma equipa de OFF-TRADE especializada, composta por três elementos, que começaram no mês de Setembro, «dando asas a mais oportunidades que possam surgir para a empresa», neste canal. Em modo de conclusão Filipa Garcia diz «acreditar que, neste momento, temos de saber aproveitar todas as ocasiões para poder realizar negócio, mostrando ainda mais dinâmica e know-how comercial, motivando todas as equipas, e trabalhando numa estrutura mais leve, com menos custos».
O artigo foi publicado na edição impressa da revista Logística Moderna nº 176
