Antes de pensarmos na aplicação da qualquer metodologia como nosso foco devemos pautar pela criação de uma boa dose de estabilidade básica por forma a iniciar de uma forma saudável e sustentada o nosso modelo de implementação. Existem diversas ferramentas que potenciarão o desenvolvimento da operação, tais como o 5S, gestão visual, padronização, entre outros.
Contudo deveremos começar pelo pilar de qualquer organização:
Equipa: Qualquer programa de estabilidade básica deverá começar com a criação de uma equipa bem treinada. Felizmente, grande parte dos colaboradores tendem a realizar bastante bem a sua função quando incentivados. Para alcançar níveis de maior alavancagem podemos seguir alguns pontos de orientação.
Criação de Instruções de trabalho: Simplicidade e clareza tornam a execução do processo de mais fácil entendimento, com uma matriz de ensino segura, correta e consciente.
Criação e controlo de posto/produtividade: Tornar cada posto/posição do fluxo alvo de análise eleva a possibilidade de melhoria, proporciona um melhor entendimento do que agrega ou não valor ao processo e tende a eliminar gargalos, possibilitando a simplificação do processo.
Gestão da rotina: O tratamento de cada colaborador como indivíduo e criação de rotinas sólidas de informação e constante feedback eleva o grau de disciplina e foco no objetivo de produção.
Incentivos face à excelência na operação: Indicadores de performance potenciam a competição. Premiar os melhores colaboradores e incentivar o desenvolvimento eleva a exigência dentro do grupo de trabalho, tendo como objetivo a melhoria de índices de produtividade e de qualidade.
Preparação e dimensionamento de meios e mão de obra:
Para o dimensionamento e utilização de qualquer tipo de meio devemos ter em atenção alguns fatores-chave:
– Previsões e forecast
– Desvios e tendências
– Disponibilidade de meios e mão de obra para assegurar corretamente os deadlines.
Quanto mais assertivas as simulações melhor o plano de controlo e dimensionamento. Em caso de existência de capacidade teórica então podemos avançar. Se existir um desvio de capacidade em relação à necessidade então teremos de ajustar. A utilização do gráfico de pareto para entender causas e desvios poderá ser uma boa opção de estímulo a redução de volatilidade.
Materiais:
Na sua base, o objetivo do lean passa pela extinção de desperdícios e redução de leadtime desde a receção de pedido até à entrega. O conhecimento de alguns desperdícios no fluxo torna a sua procura e extinção um target voraz no encalce da melhoria:
– Defeitos
– Excesso de produção
– Espera
– Transporte
– Movimentação
– Processo Inapropriado
– Stock
O mapeamento dos processos com envolvência direta da equipa poderá levar a uma visão bastante boa dos gargalos, desperdícios e oportunidades.
Método:
A padronização de processos e rotinas quando num modelo desejável poderá a levar uma dinâmica de flexibilidade e performance acima da média.
– Modelos simples e visuais
– Equipas rotinadas
– Padrões claros
– Descentralização
– Rotinas de comunicação claras e assertivas
Através da análise e constante construção de padrões sólidos a operação tende a estar controlada e pronta para entrar num modelo evolutivo favorável.
Tiago Baldaia, responsável de gabinete técnico Outsourcing na Adecco
