Projetos de Outsourcing são fundamentais para a criação de ambientes altamente competitivos dentro das organizações, o alcance da flexibilidade, baseada em equipas altamente produtivas, gestores com know-how e ferramentas best in market são a grande ambição para esta tipologia de projeto.
É necessário desmitificar o pré-conceito associado ao tipo de poupança que advém deste modelo.
A construção de um projeto sólido e duradouro pressupõe o entendimento claro de alguns pontos-chave:
• Consciência do Processo a externalizar
Normalmente todo o gestor entende claramente o que quer fazer e a razão pelo qual vai optar por este modelo. Para quem não está familiarizado, a externalização pode ser levada a todo o fluxo, contudo devemos evitar a externalização do core business da organização.
Se somos especialistas na produção de determinado produto deveremos conservar dentro de casa esse mesmo know-how.
Porém os fluxos acessórios como manipulação, co-packing, logística, logística inversa, entre outros pode ser alvo de externalização.
• Tipologia de projeto
O projeto deve preservar a expectativa e conforto do gestor. Utilizando uma linguagem clara podemos dividir estes projetos em dois níveis de complexidade Light Outsourcing e Full Outsourcing.
Quando procuramos projetos que nos proporcionem flexibilidade com uma abrangência do parceiro apenas em recrutamento, assertividade de recursos e compromisso no output podemos utilizar o Light Outsourcing. Esta tipologia de projeto proporciona um controlo total sobre a operação e processo em todo o seu alcance por parte do contratante de serviço.
Quando procuramos externalizar um processo ou área na sua totalidade, optando pela atribuição ao parceiro do desenvolvimento da gestão operacional e estratégica, então deveremos ponderar optar pelo conceito de Full Outsourcing.
Dentro deste modelo podemos transformar todo o output num custo variável, tendo como grande porta estandarte a flexibilidade de custos. Se caminharmos um pouco mais dentro do modelo podemos ascender ao ponto em que o parceiro “respira” o modelo de gestão e comunicação de nossa casa, associado a um custo de “manipulação” variável de acordo com o nosso planeamento e produção. No formato ideal pagamos apenas aquilo que é manipulado, excluindo na totalidade a preocupação da gestão de absentismo, ineficiências e quebras. Tornando o parceiro completamente responsável pela entrega.
• Indicadores e SLA´S (Service Level Agreement)
Pela experiência que temos vindo a somar, deparamo-nos inúmeras vezes com a resistência de partilha de indicadores para com o parceiro de outsourcing. A falta de partilha de dados e indicadores coincide com um grande número de fracassos de operações e projetos desta tipologia.
Durante a vigência dos projetos é imprescindível partilhar diariamente os dados e fazer entender os indicadores mais críticos para o negócio. O poder dos dados constitui um fator critico no desenho da estratégia a aplicar para a melhoria ou estabilização da operativa.
Seguem alguns dados fundamentais e imprescindíveis a projetos de Outsourcing:
• Histórico e Forecast de produção
• Produção diária
• Índices de qualidade
o Evolução de Quebras
• Índices de Serviço
Projetos de Outsourcing são extraordinários e podem alavancar em até dois dígitos a performance, contudo é necessário entender claramente o potencial e experiência do parceiro que vamos contratar. Devemos estar preparados para um caminho de trabalho efetivo e com tempo até a normalização após o ramp up. Desafios como a estabilização, alcance de níveis de produtividade e criação de equipas de alta performance são a grande ambição para o encalce dos projetos best in class.
E claro comuniquem, comuniquem e comuniquem de forma clara e eficaz.
Tiago Baldaia, Process Manager – Direção de Outsourcing da Adecco Portugal
