O Intercâmbio Eletrónico de Dados (EDI) consiste na transmissão eletrónica de documentos estruturados do negócio, entre ou dentro das empresas, e processados por computador, sem necessidade de inserção de dados nas aplicações das empresas recetoras, sendo transmitidos através de mensagens standard definidas a nível internacional. De que forma? O EDI permite que os dados sejam transferidos remotamente de uma aplicação de negócio suportada por computador, num determinado local, para outra aplicação de negócio suportada por computador num outro local diferente, sem que esses dados percam legibilidade. Permite ainda a troca de dados de aviso de receção ou aviso de pagamento.
Entre os dados ou documentos empresariais transmitidos, podemos encontrar faturas com detalhes sobre a carga, a forma como foi transportada e estados da encomenda. Este tipo de informação permite também, sempre que necessário, facilitar a rastreabilidade dos produtos que nos tempos atuais se torna ainda mais importante.
Em termos práticos, num processo clássico sem EDI, o consumidor realiza a sua encomenda, os fornecedores recebem a ordem e inserem a mesma de forma manual no seu sistema de informação. Com o EDI, a fatura é gerada de modo automático pelo ERP (Enterprise Resource Planning), que está programado para tratar automaticamente de todo o processo. Desta forma, o contato entre consumidor e fornecedor torna-se mais eficiente.
Em termos logísticos, para além da rapidez, também a segurança com que a troca de dados é realizada e a garantia de que os mesmos são fidedignos no ambiente digital são benefícios da adoção do EDI. Tal torna-se uma característica fundamental se tivermos em conta que a questão da proteção de dados se tornou uma das preocupações nos últimos anos nas organizações.
Para os fornecedores, esta solução permite a redução de custos operativos no envio/receção e arquivo de documentos comerciais, assim como de incidências no processo de introdução ou leituras de dados manuais. O sistema permite ainda uma organização automática de informações como o fluxo de pedidos, expedição de mercadoria e receção de faturas emitidas, tornando o processo de pagamento aos fornecedores mais rápido e organizado.
As mais-valias da utilização do EDI para as empresas são fáceis de entender. Contudo, a sua utilização nos processos logísticos trouxe igualmente alguns desafios, como o facto de implicar um investimento inicial considerável e a incapacidade em contemplar necessidades específicas de algumas empresas.
A meu ver, verifica-se que os benefícios se sobrepõem aos desafios quando o tema em discussão é o EDI. Há que ter em conta que reformular processos e adotar novas tecnologias não é algo simples, mas falamos de uma tendência de extrema importância relativamente aos ganhos, tanto no campo de capacidade de atendimento como posteriormente na otimização de resultados logísticos. Tais resultados vão contribuir para uma maior competitividade das empresas.
Carlos Machado
Docente universitário, consultor logístico com mais de 30 anos de experiência, e diretor comercial e de operações da empresa de logística Remarkable Field.
