Recuperar o IVA de Despesas de Negócio no Estrangeiro
Paulo Silva | Spain, Portugal and PALOP Representative | Digicash Payments
Desde 1 de Janeiro de 2010 que os pedidos de recuperação de IVA relativos a facturas emitidas na União Europeia são efectuados electronicamente; contudo para países fora da UE continuam a aplicar-se os procedimentos manuais. De qualquer das formas, a recuperação do IVA suportado no estrangeiro continua a ser um processo extremamente complicado, moroso e entediante. Espero torná-lo mais claro para que possam assumir o desafio da melhor forma.
Alteração do local de imposição da taxa para facturação de serviços
Desde Janeiro de 2010 que grande parte dos serviços prestados intra-EU são facturados com exclusão de IVA. Os receptores das facturas de fornecedores estrangeiros devem inscrever o IVA suportado nas suas próprias declarações. No entanto se a companhia tem de suportar IVA em algumas compras de serviços no estrangeiro tem apesar de tudo a oportunidade de o recuperar.
IVA de despesas de viagem
Todas as despesas relacionadas com viagens permanecem sujeitas a IVA.
As Companhias devem recuperar a respectiva taxa junto das autoridades competentes do país onde a despesa foi paga. No entanto, como a nova directiva 2008/8/EC não harmonizou os direitos de dedução, cada país tem as suas próprias regras de dedução e taxas.
Em França, por exemplo, o IVA relativo a despesas de hotel não é recuperável para os empregados (quer estejam em serviço ou numa conferência ou numa feira) sendo no entanto dedutível para terceiros. São também dedutíveis as despesas de refeições em restaurantes.
No Reino Unido a regra é a oposta: O IVA é dedutível para os empregados mas não o é para os convidados. Por outro lado na Alemanha o IVA é dedutível independentemente de se tratar do empregado ou de um convidado.
Qual é o custo económico?
Estas despesas não devem ser negligenciadas visto que representam um custo económico significativo que pode chegar a 27% da despesa incorrida no estrangeiro.
O IVA continua a aumentar na Europa e a sua taxa média atinge hoje os 21%. As viagens de trabalho são a terceira despesa mais elevada para as companhias, excluindo as actividades de produção, logo atrás de salários e IT. Desde as PMEs aos grandes Grupos, optimizar a gestão deste custo é de grande importância.
O procedimento de recuperação do IVA
Os pedidos de recuperação do IVA entre países da EU são efectuados electronicamente no portal disponibilizado pelas autoridades locais para esse efeito, que por sua vez os reencaminham para os países respectivos. Para os pedidos de recuperação de IVA em países não-EU a empresa deve fazer o pedido enviando os originais em papel das facturas e/ou recibos. Um formulário de pedido deve ser preenchido e enviado directamente às autoridades tributárias do país onde foi efectuada a despesa, acompanhado ainda de outros documentos adicionais que eventualmente sejam requeridos.
Em ambos os casos é necessário existir uma lista detalhada de todas as facturas/recibos.
Regras a ter em conta
• Usar de extremo rigor nos pedidos de reembolso e em particular perceber claramente qual o serviço indicado nas facturas por forma a identificar correctamente o tipo e natureza dos serviços, que determinam se é ou não dedutível.
• Verificar a conformidade das facturas, visto que cada país tem os seus próprios requisitos nesta matéria; em certos casos será até necessário que o fornecedor faça alguns ajustes, tal como, por exemplo, se uma factura de hotel foi passada em nome do viajante e não em nome da companhia.
• Para países da União Europeia: introduzir correctamente, para cada factura, os 12 campos de dados do formulário electrónico, tendo em conta se há necessidade de documentos adicionais a incluir (poderão ser necessárias traduções) e, caso assim seja definido pelo país destino, anexar os recibos digitalizados quando o valor líquido exceda o valor limite (Combustível=>250€; Não-combustível=>1000€). Deve contudo sempre ser respeitado o limite de 5Megabyte.
• Para os países de fora da União Europeia: apresentar o pedido em papel que consiste num formulário devidamente completo incluindo uma lista das facturas, certificado, resposta a questionário se solicitado e ainda os originais das facturas numeradas pela mesma ordem que constam na listagem.
• Os pedidos de UE para UE têm de ser entregues até ao dia 30 de Setembro do ano seguinte aquele em que a despesa foi facturada. Para os pedidos relativos a países de fora da UE, a data limite é normalmente o dia 30 de Junho do ano seguinte embora haja excepções.
• Assegurar-se sempre de que as autoridades estrangeiras receberam correctamente o pedido antes do prazo limite.
• Responder a todas as questões que sejam colocadas pelas autoridades no idioma do país e dentro dos prazos determinados.
O que fazer caso um pedido seja recusado?
Quando as Autoridades Fiscais recusam um pedido de reembolso a empresa pode, por vezes, submeter um novo pedido com a informação que estivesse eventualmente em falta e, em certas situações, pode ainda levar o caso aos tribunais.
Nos casos em que as Autoridades Tributárias considerem que o IVA foi indevidamente cobrado, o fornecedor deve ser contactado para que envie uma nota de crédito.
Quais os prazos de processamento dos pedidos?
De acordo com os novos regulamentos o período oficial de processamento dos pedidos de reembolso foi reduzido de seis para quatro meses no caso de pedidos UE para UE; para pedidos fora da UE o anterior prazo de 6 meses mantém-se. No entanto, na prática, em muitos casos as Autoridades levam muito mais tempo do que o estipulado.
Se as Autoridades Tributárias pedirem informação adicional os prazos podem ser estendidos até 8 meses. Alguns países não respeitam estes prazos e podem ir até um ano ou dois. No caso de atrasos a legislação da UE prevê o pagamento de juros de mora.
Como integrar este IVA recuperado nas contas da empresa?
As empresas devem tratar este reembolso de IVA de acordo com as suas próprias regras: dividido de acordo com o tipo de despesa reportada ou de globalmente como proveitos adicionais.
Onde procurar apoio
Alguns prestadores de serviços especializados na recuperação do IVA podem prestar apoio às empresas durante todo o processo. Com a sua experiência estas empresas tratam do processo de recuperação do IVA de uma forma completa e, normalmente, conhecem todas as diferentes formas de actuação das Autoridades Tributárias de cada país.
Utilização de soluções de gestão de pagamento de despesas
Um sistema de gestão de pagamento de despesas pode trazer enormes benefícios às organizações ao permitir-lhes terem uma total visibilidade das notas de despesas de todo o pessoal e da sua origem e destino. A implementação deste tipo de sistemas pode também facilitar o processo de recuperação do IVA nomeadamente nos casos em que as despesas são efectuadas num país onde se pretende efectuar o registo da factura e o seu respectivo tipo de despesa.
