Nos tempos atuais a logística prende-se, não só com a flexibilidade operacional do envio da mercadoria, da sua origem, para o seu destino, mas essencialmente com alterações operacionais impostas pelos mais variados contextos. Por outro lado há todo um conjunto de documentos que têm de estar sempre disponíveis para quem controla as operações de tráfego: CMRs, faturas, seguros e certificados das viaturas, carta´s de condução e certificados dos motoristas, etc., até emails trocados com os clientes a propósito de instruções especiais.
Podemos ter os dados constantes nesses documentos em qualquer base de dados, mas na necessidade nós precisamos de ver o documento e, eventualmente, necessitamos de o enviar para as autoridades competentes, como no caso dos check-lists impostos pelas autoridades inglesas no que diz respeito aos tratores e aos reboques que viajam de França para Inglaterra. Independente do conhecimento da informação constante nos documentos o facto é que necessitamos de aceder a estes e para tal eles têm de estar bem organizados.
A partir do inicio de 2018 a legislação vai exigir que todos os documentos que contenham qualquer dado privado de um funcionário, como uma simples morada, estejam apenas controlados por software especializado. Acabou-se assim o “arrumar” de documentos em pastas partilhadas do sistema operativo, pois as multas são significativas.
O software tem de ter a capacidade de controlar acessos, registar os mesmos acessos e garantir que os documentos seguem percursos de processamento precisos. Se em cima de tudo isto tivermos sistemas de informação geográfica relativos aos móveis em circulação, então pode ser extraordinariamente prático que colocando o rato do pc sobre um dado móvel possamos ter acesso a toda a documentação relevante para esse móvel.
A imaginação é o limite, mas os documentos têm de estar convenientemente organizados de forma a dar resposta aquela imaginação que serve uma operação eficaz.
Fotos e vídeos registados quando de um acidente são também documentos que têm de ser classificados e guardados, quer para casos que envolvam companhias de seguros, quer mesmo para casos que envolvam a Justiça. Todo e qualquer ficheiro Windows é um documento que deve ser preservado, com controlos de acesso, e devidamente classificado para permitir uma pesquisa rápida.
Engº João Penha-Lopes, CEO da empresa CleverTime-Consulting.eu
